¿Cómo configurar roles y administrar permisos de usuarios?

19 de febrero de 2024

Controla los permisos otorgados a un usuario en los roles proporcionados y crea nuevos roles basados ​​en los roles presentes de la organización.

¿Cómo funciona esto?

A medida que una empresa crece e incorpora más usuarios, siempre existe la necesidad de regular el acceso de los miembros del equipo.

¿Por qué necesita roles y permisos?

• Para hacer coincidir la función del agente en tu empresa

  Por ejemplo, un equipo de atención al cliente puede querer crear nuevos artículos de preguntas frecuentes pero no lanzar campañas de marketing, o un representante de desarrollo de ventas (SDR) puede necesitar acceso para ver y editar contactos, pero no necesitar acceso para eliminar un contacto o editar un recorrido de marketing.

  En tales casos, los administradores pueden crear roles que otorguen los permisos necesarios a los usuarios.

• Para gestionar equipos grandes

  Gestionar equipos distribuidos geográficamente en diferentes regiones o departamentos (preventa, ventas, atención al cliente, ingeniería, etc.) puede restringir el acceso de los equipos de preventa y atención al cliente a conversaciones específicas de tus departamentos, o puede permitir que un agente con función de administrador administre la configuración y vea el panel y los informes solo de sus equipos.

  
  

Los roles disponibles son:

• Administrador de cuenta

• Administrador

• Agente de soporte

• Gerente de Soporte

• Usuario de marketing

• Gerente de Mercadeo

• Usuario restringido

• Usuario de ventas

También puedes crear roles personalizados con permisos de acceso granulares. 

¿Cómo crear roles personalizados?

• Dirígete a Configuración de administrador > Equipos y territorios > Roles

• Haz clic en “Crear rol”

1. Ingresa el nombre del rol y elige los permisos que desea clonar

2. Elige el alcance predeterminado:

   • Todos los registros: permite a los agentes acceder a los datos de toda la organización.

   • Solo territorio / grupo: permite a los agentes acceder a datos por territorios. Esto es ideal para equipos de ventas definidos por regiones, fuentes, etc.

     El acceso solo para grupos es ideal para agentes de soporte. Por ejemplo, pueden agregar notas privadas en las conversaciones solo si son parte del grupo al que está asignada la conversación.

   • Solo de propiedad: permite a los agentes acceder solo a sus registros de propiedad mientras restringe su acceso a los datos de otros usuarios.

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1. Elige los permisos relevantes para el rol. Los administradores ahora tienen la capacidad de definir distintos alcances dentro de cada permiso de acción.

   
   Las diferentes categorías de permisos son:

• Módulos: permite a los administradores configurar permisos a nivel de módulo para los usuarios.
  El alcance se define como el subconjunto de registros a los que el usuario puede acceder dentro del sistema. Por ejemplo, los administradores pueden configurar el acceso de edición solo para registros de propiedad.
  

Nota: considera configurar ámbitos granulares en tu cuenta Sandbox antes de aplicarlos a la cuenta de producción

Los administradores pueden configurar un alcance granular para cada acción que se menciona a continuación:

1. Ver: seleccione el alcance de los permisos de visualización

2. Editar: seleccione el alcance de los permisos de edición

3. Eliminar: seleccione el alcance de los permisos de eliminación

Esto se aplica a Contactos, Cuentas y Negocios. También contendrás ámbitos para los permisos de cualquier módulo personalizado que pueda crearse. Si el administrador desea eliminar el acceso para editar/eliminar, puede seleccionar la opción "No se puede editar"/No se puede eliminar.

Nota: los ámbitos global, territorial y restringido son compatibles con módulos personalizados y están disponibles en el plan Enterprise.

¿Qué cambiamos?

Anteriormente, un administrador solo podía definir un alcance único que se aplicaba a todos los permisos de acción. Ahora, los administradores tienen la capacidad de especificar niveles de acceso granular para cada acción mencionada. Por ejemplo, puede otorgar permiso para ver todos los registros y al mismo tiempo limitar el acceso de edición a los registros propiedad del usuario.

• Módulos CPQ: controla el acceso a los módulos de Productos y Cotizaciones con Alcance Global/Restringido. Este alcance se aplica a todos los permisos (Ver, Editar, Editar todo, Eliminar propiedad)

• Actividades de ventas: todas las actividades de ventas, como tareas, reuniones, registros de llamadas y actividades de ventas personalizadas, se incluyen en esta categoría. El acceso a todas estas actividades será “Acceso Relacionado”. Esto significa que los usuarios pueden acceder y editar tareas y citas solo de aquellos registros que estén dentro de su alcance. 

Nota: los permisos seleccionados para actividades de ventas personalizadas se aplicarán a todos los tipos de actividades de ventas configurados. 

Por ejemplo, tu representante de desarrollo de ventas puede acceder a Tareas y Citas sin dejar de tener acceso revocado a actividades de ventas personalizadas.

• Acciones: esto incluye todas las acciones relacionadas con registros, como Crear, Importar, Asignar y Compartir. Puedes impedir que los usuarios busquen registros en módulos específicos utilizando los permisos de búsqueda de registros. 

Por ejemplo, un proveedor con acceso únicamente al módulo Contactos de su aplicación web puede limitarse a buscar registros únicamente en el módulo Contactos.

En el caso de nuestro ejemplo, para un Representante de Desarrollo de Ventas, puede optar por permitir el acceso a todas las acciones, excepto a importar y fusionar registros de negocios. 

Con el permiso de acceso a vistas, puedes restringir a los usuarios solo para que vean módulos específicos en la barra de navegación izquierda y en las vistas de lista. 

Por ejemplo, si el módulo de ofertas está desactivado en “Vista de acceso”, los usuarios no podrán acceder al módulo de ofertas en la vista de lista. Los usuarios pueden navegar por la página de detalles de la cuenta y crear o ver ofertas relacionadas.

• Cuotas y pronósticos: esta categoría abarca permisos asociados con cuotas y pronósticos. Los administradores pueden ajustar la gama de funciones vinculadas seleccionando o deseleccionando las opciones disponibles.

Por ejemplo, en nuestro escenario, a un representante de desarrollo de ventas se le podría permitir ver únicamente las cuotas del equipo sin poder realizar modificaciones.

• Objetivos de actividad: todos los permisos relacionados con los objetivos de ventas se incluyen en esta categoría. Los administradores pueden modificar el alcance de las funciones relacionadas con los objetivos de ventas, marcando/desmarcando las opciones.

En el caso de nuestro ejemplo, para un representante de desarrollo de ventas, puede otorgarle acceso al usuario para ver todos los objetivos del equipo, pero permitirle el acceso para crear objetivos solo para él mismo. Del mismo modo, también puedes desactivar el acceso a 'Recalcular un objetivo'.

• Análisis: esto incluye todos los permisos para informes y análisis. Los administradores pueden controlar el alcance de Analytics o una función de informes específica. Por ejemplo, puede permitir que un agente de soporte acceda a todas las funciones de Analytics, pero restringirle la exportación de cualquier informe.

Nota: el administrador también puede impedir que el usuario envíe correos electrónicos desmarcando la casilla de verificación en Funciones personalizadas de correo electrónico.

• Secuencias de ventas: todos los permisos relacionados con las secuencias de ventas, como el acceso a la página de secuencias de ventas, la capacidad de crear y compartir secuencias y establecer límites para la cantidad máxima de correos electrónicos enviados a través de secuencias de ventas, se incluyen en esta categoría.

Nota: Un usuario necesita acceso “Ver” para acceder a la página Secuencias de ventas. Los usuarios que no tienen acceso a "Ver" secuencias de ventas aún podrán agregar contactos a secuencias existentes eligiendo la opción "Agregar a secuencia" en la vista de lista y en la página de inicio del registro.

• Listas de marketing: todos los permisos relacionados con las listas de marketing, como acceso a listas, mover contactos a una lista, copiar contactos de una lista y eliminar contactos de una lista.

Tickets: Incluye permiso para acceder a los tickets de Freshdesk. 

Nota: Este permiso está disponible solo para clientes de Customer Support Service Suite. Los agentes con este permiso pueden acceder y administrar tickets directamente en Freshdesk. Aquí está la asignación de roles en Freshchat a Freshdesk:

1. Agente de soporte - Agente (Alcance global)

2. Responsable de soporte - Supervisor (Alcance global)

3. Administrador - Administrador (Ámbito global) Administrador de cuentas - Administrador de cuentas (Ámbito global)

• Generación de Leads: Incluye permiso a Landing Pages y Formularios Web.

Colaboración: permiso para colaborar en acuerdos a través de la integración de Slack.

Nota: todos los permisos en los informes dependen del permiso "Acceder a la configuración del administrador". Desmarcar esta opción deshabilitaría la funcionalidad de Configuración de administrador para el usuario y ocultaría los botones de la aplicación del usuario.

¿Cómo agregar usuarios a un rol personalizado?

1. Dirígete a Configuración de administrador > Equipos y territorios > Roles

2. Haz clic en un rol 

3. En la página de permisos del rol, haz clic en el botón “Asignar usuarios”. Se te presentará una superposición “ASIGNAR USUARIOS”.

4. Selecciona un usuario haciendo clic en la casilla de verificación junto al usuario.

5. Haz clic en “Asignar”. El usuario será asignado al rol.